SISTEMAS DE DOCUMENTACIÓN

Expone los procesos que el usuario puede realizar con el sistema implantado. Para lograr esto, es necesario que se detallen todas y cada una de las características que tienen los programas y la forma de acceder e introducir información. Permite a los usuarios conocer el detalle de qué actividades ellos deberán desarrollar para la consecución de los objetivos del sistema. Reúne la información, normas y documentación necesaria para que el usuario conozca y utilice adecuadamente la aplicación desarrollada.
Objetivos
Que el usuario conozca cómo preparar los datos de entrada.
Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de salida.
Servir como manual de aprendizaje.
Servir como manual de referencia.
Definir las funciones que debe realizar el usuario.
Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error.
Pasos a seguir para definir como desarrollar el manual de usuario.
Identificar los usuarios del sistema: personal que se relacionará con el sistema.
Definir los diferentes tipo de usuarios: se presentan los diferentes tipos de usuarios que usarían el sistema. Ejemplo: usuarios directos, indirectos.
Definir los módulos en que cada usuario participará: Se describen los módulos o procesos que se ejecutarán por cada usuario en forma narrativa breve y clara.
Importancia Del Manual De Usuario
El Manual de Usuario facilita el conocimiento de:
Los documentos a los que se puede dar entrada por computadora.
Los formatos de los documentos.
Las operaciones que utiliza de entrada y salida de los datos.
El orden del tratamiento de la computadora con los datos introducidos.
El momento en que se debe solicitar una operación deseada.
Los resultados de las operaciones realizadas a partir de los datos introducidos.
Al elaborar el Manual de Usuario, hay que tener en cuenta a quién va dirigido es decir, el manual puede ser manejado desde el director de la empresa hasta el introductor de datos. Por consiguiente, debe redactarse de forma clara y sencilla para que lo entienda cualquier tipo de usuario.
Pasos del manual del usuario:
1. Portada: De que se trata el documento y quien lo elaboro?
2. Introducción: Describe el uso del documento (para que sirve?) y de que habla?
3. Análisis y requerimientos del sistema (¿que se ocupa para poder instalarlo y usarlo?)
3. Explicación del funcionamiento: Debes de poner paso a paso y con pantallas bien explicadas como funciona el programa
4. Glosario
• Debe ser escrito de tal manera, que cualquier persona pueda entenderlo con la menor dificultad posible.
• Es recomendable, detallar todos aquellos pasos que se llevan a cabo para usar

Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.

Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.

Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

Agilizar el estudio de la organización.

Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.

Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.

Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización.

Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que lo componen.

Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.

Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización.

Ventajas:

Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la empresa.

Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados.

Logran y mantienen un sólido plan de organización.

Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos de la organización.

Limitaciones:

Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar.

Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.

Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.

Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes.

Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.

Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

Se necesita un manual cuando ocurren algunas de las siguientes circunstancias:

Muchas personas desempeñando actividades similares y complejas.
Alta rotación de personal entre los puestos de trabajo.
Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de usuarios deben manejar diseños complejos y casi siempre desconocidos para ellos (tal como es el análisis y diseños de sistemas).

Grandes flujos de información entre unidades administrativas o funcionales, lo cual puede determinar la necesidad de estandarizar la captación, proceso y manejo de datos sobre todo cuando existen varios turnos de trabajo.
En la actualidad las organizaciones están adoptando el uso de manuales administrativos como medios para la satisfacción de distintos tipos de necesidades. Depende de estas necesidades cada empresa adopta el tipo de manual que más se adapte a sus necesidades.

Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:
Tabla de contenido
Introducción
Instrucciones para el uso del manual
Cuerpo del manual
Flujogramas
Glosario de términos
Conclusiones
Recomendaciones
Anexos

La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.

Entre los tipos de manuales más utilizados se encuentran:

1.- Identificación
Logotipo de la organización.
Nombre oficial de la organización.
Título y extensión (general o específico. Si es específico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere).
Lugar y fecha de elaboración.
Número de revisión (en su caso).
Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
Clave de la forma: en primer término las siglas de la organización; en segundo lugar, las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por último el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.

Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura.
Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de una organización.
También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular.

Debe contener:

1.- Identificación
Logotipo de la organización.
Nombre oficial de la organización.
Título y extensión (general o específico. Si es específico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere).
Lugar y fecha de elaboración.
Número de revisión (en su caso).
Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
Clave de la forma: en primer término las siglas de la organización; en segundo lugar, las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por último el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.

Índice o Contenido
Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.

Sección en donde se explica qué es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel jerárquico.

Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolución y cambios significativos registrados.

Este apartado, contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades.
Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden jerárquico: constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de su expedición (fecha de publicación en el Diario Oficial).

Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Para este efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas).

Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización, en función de sus relaciones de jerarquía. Ésta descripción de la estructura orgánica, debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico. Además, es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.

Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales d comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.

Especificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesario para cumplir con las atribuciones de la organización.
Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos:
Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica.
Que sigan el orden establecido en la estructura.
Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.

Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa, el cual incluye la siguiente información:
Identificación del Puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etc)
Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisión, así como las relaciones de línea y asesoría.
Funciones Generales y Específicas.
Responsabilidades o deberes.
Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos dentro de la organización, así como las que debe establecer externamente.
Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento, experiencia, iniciativa y personalidad.

Contenido:
Introducción.
Instructivo de Uso.
Tabla de contenido.
CAPÍTULO I:
Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección, Tecnología).
Reseña Histórica.
CAPÍTULO II:
Objetivos generales y específicos de la empresa.
Misión.
Visión.
Valores.
CAPÍTULO III:
Organigrama general.
Funciones de las unidades organizativas.
Descripciones de cargos.
GLOSARIO.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFÍA.

Este manual comprende los lineamientos que sirven de marco de referencia a la organización. Además, incluyen toda la información referente a la organización (antecedentes, estructura orgánica, funciones, organigramas, etc). También, incluyen descripciones de cargos y constituyen un instrumento técnico que incorpora información importante sobre el uso de recursos materiales y tecnológicos para el desarrollo de los procedimientos, las actividades y tareas diarias.

Contenido:
Introducción.
Instructivo de Uso.
Tabla de contenido.
CAPÍTULO I:
SECCIÓN A:
Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección, Tecnología).
Reseña Histórica.
SECCIÓN B:
Objetivos generales y específicos de la empresa.
Misión.
Visión.
Valores.
SECCIÓN C:
Organigrama general.
Funciones de las unidades organizativas.
Organigrama específico del área del manual.
Descripciones de cargos.
SECCIÓN D:
Objetivos del manual.
Política de calidad de la empresa.
CAPÍTULO II:
SECCIÓN A:
Objetivos del área.
Política del área.
SECCIÓN B:
Normas Generales.
CAPÍTULO III:
Normas técnicas.
Procedimientos.
Flujogramas.
Objetivos del procedimiento.
Normas del procedimiento.
Playscript.
GLOSARIO DE TÉRMINOS.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFÍA.

Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, como la enunciación de normas de funcionamiento básicas a los cuales deberá ajustarse los miembros de la misma.
Se detallan a continuación los elementos constitutivos de un manual de estas características:

Es la relación por escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen la base de la organización, con la indicación de los distintos sectores a través de los cuales los mismos se desenvuelven.

Son todos aquellos documentos y comprobantes que circulan dentro de los circuitos administrativos.

son los procedimientos descritos de manera grafica, que se conocen también como diagramas de procedimientos.
Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto:
Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la organización, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos.
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración.
Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.
Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de funciones.

Contenido:
Introducción.
Instructivo de Uso.
Tabla de contenido.
CAPÍTULO I:
SECCIÓN A:
Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección, Tecnología).
Reseña Histórica.
SECCIÓN B:
Objetivos generales y específicos de la empresa.
Misión.
Visión.
Valores.
SECCIÓN C:
Organigrama general.
Funciones de las unidades organizativas.
Organigrama específico del área del manual.
Descripciones de cargos.
SECCIÓN D:
Objetivos del manual.
Política de calidad de la empresa.
CAPÍTULO II:
Normas generales del manual.
Normas técnicas del manual.
CAPÍTULO III:
Objetivo del procedimiento.
Norma técnica del procedimiento.
Procedimiento (Playscript).
Flujograma.
GLOSARIO.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFÍA.